Gestion des contacts

Cette page n’est visible que par les administrateurs et les éditeurs du site

Recueil des informations de contact

Un formulaire « J’appuie la candidature » recueille

• Prénom
• Nom
• Email
• Accord de publication du nom
• Acceptation de recevoir des mails de Réseau Vitriot et de JC Kennedy

Ce formulaire alimente une base de données qui permet d’envoyer des mails via le service MailPoet. Ce service fournit des fonctionnalités pour l’envoi de mails en masse : modèles d’email, contenu des email (texte, image, articles du site); statistiques sur mails ouvert, adresses invalides etc…

Le click sur le bouton du formulaire déclenche plusieurs actions :

• Un message s’affiche (Merci….) pendant 1 seconde
• L’utilisateur est redirigé vers une autre page « Merci pour votre soutien » et un second formulaire. Sur la page, on donne des idées d’action.
• Un message est envoyé à l’adresse indiquée avec demande de confirmation de l’inscription. C’est la loi et en fait, c’est mieux.
• Les informations de contact sont enregistrées dans la base de données de MailPoet.

Le second formulaire « dites nous-en plus » demande des informations supplémentaires : adresse, téléphone et pourrait faire plus.

Informations de contact recueillies par d’autres voies

Les informations de contacts recueillies par d’autres voies doivent être entrées dans le système MailPoet. Les seules informations pertinentes à ce stade, nécessaires au fonctionnent du sytème d’envoi de mails sont

• Email
• Prénom (pour convivialité)
• Nom (pour convivialité)
• Origine ( site; 1107-atelier01; 1507-initiative …) pour avoir une trace de l’accord et éventuellement gérer les messages.

Ces informations doivent être importées dans le système via un fichier CVS (UTF-8 délimité par des virgules). Excel génère des fichiers de ce genre.

Les autres informations ne sont pas nécessaires au sytème d’envoi à ce stade (sauf si par exemple on voulait envoyer un message aux habitants d’un quartier particulier)

Importation des données

Etape 1 : créer un fichier excel

Il est préférable de créer un fichier Excel spécifique pour chaque opération d’importation pour éviter les doublons et les erreurs si le fichier grossit.

Si on demande explicitement au système d’ignorer les doublons (deux emails identiques), il va en fait écraser les enregistrements existants pour les mettre à jour (il faut être sûr que les « mises à jour » sont bien celle souhaitées) . Dans le cas contraire, il crée de nouvelles entrées : on a des doublons, puis des triplons à l’import suivante, etc…

IMPORTANT : Si le fichier Excel comporte plusieurs feuilles, seule la feuille active est convertie en csv. Mais un message d’erreur est produit. Il est plus simple de partir d’un fichier excel avec une seule feuille de calcul (onglet).

Les colonnes doivent être les suivantes (respectez la casse) :

EMAIL – Prénom – Nom – Votre Prénom – Votre-nom – Adresse – Ville – Téléphone – OK-soutien-public – Origine

Le doublement nécessaire des prénom et nom est un bug qui sera corrigé.

Vérifier la validité des emails. (présence de @ .com ou .fr , l’absence d’espace etc ). A un moment ou un autre, il y aura un bug.

Enregistrer au format xlsx ou xls

Étape 2: enregistrer au format csv

Le fichier Excel doit être enregistré au format CSV (UTF-8 délimité par des virgules). Excel propose ce format nativement. (il est nécessaire que ce soit des virgules)

Ouvrez ce fichier dans un éditeur de texte, que le délimiteur est bien une virgule.

Étape 3 : Importer les données du fichier cvs

Cliquez sur ETAPE SUIVANTE

3 / Faites correspondre les champs de la base de données avec les colonnes du fichier excel/ cvs comme indiqué dans l’image ci-dessous: attention à sélectionner Votre Prénom et Votre Nom et PAS Prénom et Nom.

4 / Choisir le nom de liste « Réseau Vitriot »

Affecter un contact à une liste d’envoi est primordial.

Pour l’instant n’utiliser que la liste Réseau Vitriot.

Cliquez sur ETAPE SUIVANTE

Vérifiez que tout c’est bien passé : rapport d’importation et Afficher les abonné·es.

Gérer les contacts

Dans MailPoet > Abonnée·es

La liste des abonnés apparait. On peut gérer les abonnées individuellement ou par « liste » (Pour l’instant, nous n’avons qu’une véritable Liste : Réseau Vitriot. On peut trier les abonnées par liste, selon qu’ils sont confirmés ( a répondu au mail de confirmation envoyé pour une inscription en ligne), se sont désinscrits et.. On peut aussi rechercher un abonné.

On peut ajouter un abonné : bouton en haut de page à gauche.

On peut modifier les données d’un abonné existant en cliquant sur son adresse mail. ENREGISTREZ AVANT DE QUITTER LA PAGE.

Créer un message

Les messages ou newsletter sont gérés dans MailPoet > E-Mails.

Il y a plusieurs façons de créer un message. Le plus simple est

• Dupliquer un formulaire existant
• Le modifier

En cliquant sur Modifier, on arrive sur une page d’édition très complète et intuitive. A gauche, on trouve les différents types de contenus qu’il est possible d’intégrer.

Il est en particulier possible d’intégrer des « Articles  » du site.